Peste 15 florării în București și județul Ilfov, mii de clienți mulțumiți, nenumărate surprize și zâmbete. Așa s-ar putea sintetiza povestea rețelei Tria’s, cel mai mare lanț de profil din România și unul dintre cei mai apreciati furnizori de aranjamente florale din Capitală.

Care este secretul succesului său și cum au folosit soluția software pentru retail modern? Vă invităm să aflați din cele ce urmează.

“Semințele” Tria’s

Acum mai bine de 20 de ani, Traian și Ria Saplacan (ale căror nume au și inspirat denumirea firmei), creau o afacere dedicată iubitorilor de natură și de frumos. De la un mic magazin în piața Crângași, au dezvoltat, în timp, o rețea de 15 magazine, o seră – depozit în Voluntari (de unde plantele sunt livrate în magazine și în toată țara), precum și o echipă cu peste 150 de angajați.

A început și s-a dezvoltat că o afacere de familie, iar acum, Trias este cel mai mare lanț de florării din România, diferențiindu-se pe piață prin faptul că folosește în aproape toate lucrările plante vii, direct în ghiveci. Totodată, în toate unitățile Tria’s, designeri specializați în aranjamente florale stau la dispoziția clienților, asigurându-se că florile rezistă mai mult și produc impresia dorită asupra persoanei care le va primi.

Cum s-a cultivat afacerea

Pe lângă cerințele specifice oricărei afaceri de retail, Tria’s avea nevoie și de unele funcționalități aparte: întrucât aranjamentele florale includ, adesea, chiar și zeci de componente (plante și decorațiuni), acestea trebuiau adăugate separat în programul informatic la momentul comercializării, alcătuind însă un singur produs final pe factura clientului.

În plus, fiind vorba despre produse perisabile, se impunea un management strict al stocurilor pentru ca magazinele să poată fi aprovizionate regulat cu materialele necesare, iar acestea să fie suficiente, dar să nu prisosească.
În acest sens, plantele (importate preponderent din Olanda și stocate în cantități impresionante în depozitul din Voluntari) trebuie monitorizate pe loturi și date de intrare că să poată fi livrate cât mai rapid posibil clienților, evitându-se astfel pierderile.

Iată, așadar, de ce se impunea implementarea unei soluții de management adaptate la specificul afacerii, care să fie deopotrivă robustă (ca să suporte mii de coduri unice de produs – SKU), cât și flexibilă și scalabilă, pentru a susține dezvoltarea rețelei.

Pornind de la aceste obiective, în 2015, după o temeinică analiză, Tria’s a ales să implementeze platforma software SmartCash RMS:

“In viața fiecărei firme există anumite etape de consolidare și organizare ce pregatesc o perioada de creștere și dezvoltare. In 2015, cand am luat decizia de a implementa un soft de gestiune, am analizat ce ar fi mai potrivit pentru tipul nostru de activitate. Avem multe procese atipice și, din păcate, în piața am fost pionieri, negăsind un model similar la acel moment”,

declară Ciprian Saplacan, Executive Manager Tria’s.

Ce “recoltă” a adus SmartCash

Special concepută pentru rețele de magazine si, totodată, adaptată la profilul afacerii, propunerea Magister “ne-a acoperit integral procesele din firmă: o soluție de business intelligence (Oxygen) care ne-a oferit o mai bună vizibilitate asupra activității și o soluție completă de echipamente, însoțită de o implementare corectă în locațiile noastre”, precizează dl. Saplacan.

Deși rețeaua avea deja un flux operațional aparent eficient, antreprenorii aveau să constate că un instrument de management informatizat îi poate ajuta să reducă pierderile (anterior necontabilizate), cu impact semnificativ asupra profitabilității:

“SmartCash ne-a ajutat, prin rigurozitatea prin care are desenate procesele, să ne organizăm mult mai rațional activitatea. Activitățile care înainte se făceau prin muncă manuală laborioasă acum au ajuns să fie executate printr-un click sau complet automat. Astfel, am putut crește de aproape 10 ori paletarul de produse, am putut mări viteza de distribuție de aproximativ 5 ori și asta fără a mai face greșelile operaționale anterioare”,

adaugă dl. Saplacan.

___________________

Implementarea soluției Magister în rețeaua Tria’s a facilitat reducerea pierderilor cu pana la 80%. Reducerea pierderilor, a facilitat o creștere a marjei comerciale cu peste 30% datorită controlului exact asupra vânzărilor.

___________________

În depozit (zone acoperite și zone în aer liber) a fost implementată o soluție mobilă de inventariere în timp real. Aceasta le permite angajaților să pregătească comenzile direct pe teren. Ulterior acestea sunt aduse în zona de livrare pentru a fi expediate clientului final.

Inventarierea automatizată cu terminale mobile Themis și aplicația SmartCash Mobility reduce considerabil timpul. Astfel, timpul necesar pentru efectuarea recepțiilor și a transferurilor de marfă – operații tot mai numeroase și mai frecvente, s-a micsorat:

“În prezent, aproape că nu mai putem lucra fără terminale mobile. Fără acestea, inventarierea în depozit sau magazine ar dura zile sau săptămâni. Ne dorim să extindem funcționalitatea acestora deoarece am observat că este varianta de numărare, facturare, etichetare cu cea mai mică marjă de eroare. Sperăm ca în curând să apară și un WMS (warehouse management system) integrat, astfel încât să le putem da o funcționalitate deplină”,

completează reprezentantul Tria’s.

Unde îmbobocește integrarea, dă roade și afacerea

Pe termen lung rămâne decisivă integrarea cu diverse sisteme externe, mai ales în automatizarea proceselor:

“Am integrat cu succes sistemul de contabilitate ERP Mago. Preluam în mod direct documentele de vanzare la nivel de rețea. Am ușurat masiv munca contabilului, acesta asistand doar la validarea datelor la nivel de sistem.”

In paralel, ulterior implementării soluției, compania a dezvoltat canalul de comercializare online pentru produsele sale prin site-ul www.florariatrias.ro. Comenzile online generate sunt recepționate în rețeaua Tria’s prin API-ul SmartCash RMS. Ulterior pot fi livrate din depozitul central sau din orice magazin din rețea.
Astfel, compania tine pasul cu noile comportamente de consum și răspunde proactiv nevoii clienților. Ofera clientilor posibilitatea de a comanda ușor, de a achita repede, avand certitudinea că florile vor ajunge la destinatar.

“In prezent, catalogul de produse este complet sincronizat la nivel de pret și stocuri și recent am integrat și preluarea automată a comenzilor din site în SmartCash pentru a facilita facturarea automată.
Am mărit astfel capacitatea de facturare de la 50 de comenzi pe zi la infinit. Ulterior, prin intermediul site-ului, am integrat și alte platforme. Printr-un click în SmartCash, aduc modificări rapide în toate simultan.”

Cand criza economică a lovit, pe fondul pandemiei din 2020, traficul stradal a fost blocat, afacerea “neesențială”, nu a avut de suferit:

“Am reușit să reorientăm imediat peste 45% din afacere în online. De la 10-20 de comenzi pe zi am ajuns în câteva zile la peste 450 de comenzi procesate pe zi.
Am investit mult timp în redesenarea proceselor, integrări suplimentare și reașezarea informațiilor astfel incat comenzile să ajungă cât mai repede la client. Dacă nu aveam site-ul integrat cu Magister, cu siguranta am fi avut dificultăți majore în relația cu clienții. Acum, clienții care ne-au cunoscut în acea perioada ne-au rămas fideli și ne asigura o creștere continua a activitatii.”

Serviciile post-instalare au avut o contribuție importantă in perfecționarea fluxului operațional. Printr-o strânsă colaborare intre echipa Tria’s si departamentul de suport tehnic Magister:

“Centrul de suport este efectiv aur pentru o activitate ca a noastră, organizată ca rețea. Fără modestie, pot spune că este printre cele mai organizate și pregătite servicii de suport la nivel național. Lucrăm de mulți ani și nu a rămas nici măcar o solicitare nerezolvată până în prezent.”

“Fără Oxygen, un business nu poate respira”

Desigur, întregul angrenaj hardware & software si managementul eficientizat al retelei se reflectă si în activitatea fiecarui membru al echipei Tria’s. Drept pentru care liderii afacerii au pus accent pe măsurarea rezultatelor si motivarea angajatilor. Instrumentul perfect in acest demers: desigur, rapoartele de Business Intelligence:

“Activitatea noastra este strans legată de performanța angajatilor la nivel de magazin. Folosind rapoartele din Smartcash Everywhere și din Smartcash Oxygen, avem capacitatea de analiza aproape în timp real. Putem stabili criterii de bonusare și recompensare pe masura performanței reale. Astfel, putem menține angajații motivați în baza performanțelor proprii și să luăm decizii pertinente unde există loc de îmbunătățire.

Indiferent de numărul de rapoarte dintr-un sistem, este foarte important să ai acele rapoarte care sunt folositoare pentru activitatea ta. In aceste timpuri, analiza în timp real asupra activității ne ajuta să luăm decizii critice în cel mai scurt timp. Noi folosim integral capacitățile puse la dispoziție de Magister prin acest modul si am ajuns să il dezvoltăm. Suplimentar am dezvoltat modulul pentru a se mula perfect pe activitate.

In prezent, il folosim cu succes în analiza performanțelor magazinelor, furnizorilor, angajaților, produselor și a diverselor departamente. La asta se adaugă analiza de tip P&L la nivel global de companie. Recomand acest modul cu căldură pentru simplitatea lui și pentru capacitatea de customizare ulterioară. […] Fără Oxygen, un business nu poate respira”,

consideră Ciprian Saplacan.

Concluzia? Afacerile rodesc atunci când sunt susținute de soluțiile potrivite

“Soluția Magister este una completă pentru vânzare și care crește și se dezvoltă continuu, raportat la activitățile comerciale din piață […]. Ne organizeaza mai bine activitatea, fluidizeaza procesele prin automatizari și previne eventuale derapaje din partea clientilor sau angajatilor. Folosim, în prezent, în mod constant, 90% din funcțiile Magister. De la facturare, transfer între gestiuni, vanzare POS, rapoarte Everywhere, Oxygen fiecare dintre acestea are un rol crucial în activitatea fiecărui coleg de-al nostru.”

“Magister s-a mulat perfect pe procesele noastre interne și ne-a ajutat să ne eficientizam incredibil de mult și de repede activitatea. Apoi, prin suportul legat de implementare și utilizare, ne-a degrevat de orice problema tehnica la nivel de rețea”,

conchide dl. Saplacan.

Mulțumim echipei Tria’s că a ales soluțiile noastre și ii dorim afaceri înfloritoare în continuare!