Acest articol este inclus in baza de cunostinte a platformei SmartCash RMS.

Cu toate acestea, datorita interesului aratat de foarte multi dintre managerii din retail cu care am discutat pentru acest subiect, am decis sa postam intregul continut si pe blog-ul oficial al companiei.

Consideram ca decalogul anti-furt poate fi extrem de util managerilor afacerilor de retail ce folosesc solutii Magister.

Ii invitam de aceea pe acestia sa ne transmita comentarii bazate pe experienta proprie la acest articol.

Sunt sigur ca astfel vom gasi impreuna cele mai bune solutii pentru limitarea costurilor de administrare ale unui magazin.

Iata asadar in continuare continutul intregului articol mentionat:

De multe ori in activitatea comerciala se intampla ca managerii afacerilor de retail sa constate ca increderea acordata unora dintre proprii angajati este rasplatita din pacate in cel mai nefericit mod.

Aceasta constatare vine de regula la pachet cu un minus la inventar, mai mare sau mai mic, proportional desigur cu increderea acordata.

Si atunci cele mai frecvente intrebari ale acestor manageri sunt:

• Cum fac sa imi recuperez prejudiciul?
• Cum sa il actionez in judecata pe cel vinovat?
• Cum sa ma asigur ca asa ceva nu se va mai intampla niciodata?

Acest articol incearca sa raspunda la la o parte dintre aceste intrebari, insistand pe preventie si pe acele functii ale platformei SmartCash RMS concepute exact in acest scop.

Axioma

In orice sistem operational in care sunt implicati oameni, marfuri si bani exista riscul de furt din partea propriilor angajati.

Acest comportament nu tine cont de tara, sex sau religie si necesita o permanenta activitate de preventie din partea unui manager responsabil.

Trebuie sa subliniem ca nu se pune problema de a culpabiliza personalul in masa. Acest lucru este absurd!

Totusi in orice colectiv exista riscul ca minim 5-10% dintre angajati sa aiba inclinatii, mai mult sau mai putin justificate, de a-si insusi lucruri care nu le apartin.

Acest risc creste insa exponential atunci cand managerul afacerii este neglijent cu propriile marfuri sau cu fluxul de monetar.

Efectul este din nefericire catastrofal ducand in scurt timp la „molipsirea” deseori a intregului personal dintr-un magazin, pe principiul „Daca sefului nu-i pasa mie de ce mi-ar pasa?”.

Ce rezulta in urma acestui rationament?

Concluzia noastra este urmatoarea: vina diferentelor rezultate din furtul propriilor angajati este totdeauna a proprietarului afacerii.

Prin urmare, obiectivul acestui articol este acela de a indruma proprietarii afacerilor de retail ce folosesc platforma software SmartCash RMS, astfel incat prin masuri proactive, acestia sa reduca la minim riscul de furt datorat propriilor angajati.

Iata in continuare recomandarile noastre:

1. Securizati accesul fizic la sistemul de operare al statiilor de lucru folosite la vanzare sau pentru managementul de magazin.

Poate ca nefiind de specialitate, multi dintre manageri nu stiu, ca pentru a accesa un calculator, indiferent de tipul acestuia este nevoie de un nume de acces si de o parola la sistemul de operare.

Sistemul de operare Windows, pe care ruleaza platforma SmartCash RMS, asigura drepturi de acces diferentiate, minimum in doua categorii de utilizatori: Administrator (prescurtat ADMIN) si Limited User Account (prescurtat LUA).

Pentru a conserva setarile si mai ales limitarile stabilite de manageri asupra programelor instalate pe un calculator este interzisa utilizarea calculatoarelor operationale dintr-un magazin folosind conturi de tip Administrator.

Doar in mod exceptional se va utiliza contul de tip ADMIN, pentru a modifica eventuale setari cu acordul proprietarului afacerii sau a imputernicitilor acestuia, dupa care se va reveni la utilizarea normala a statiei de lucru cu un cont LUA.

In acest mod evitati modificari ale configurarilor programelor instalate facute de catre utilizatori, modificari ce nu pot fi auditate si care pot altera inregistrarea corecta si constanta a datelor in sistemul de gestiune.

In plus nu veti mai avea surpriza ca statiile critice sa se blocheze datorita vreunor programe parazite instalate de angajati fara stirea dvs., deoarece contul LUA nu are de regula drepturi de a instala programe noi pe calculatorul respectiv.

2. Identificati cu nume de acces individual si parola pentru programele SmartCash RMS absoluti toti angajatii.

Cel mai puternic mijloc de constientizare a personalului asupra urmarilor propriilor fapte este auditul permanent al fiecarei operatiuni care afecteaza stocurile sau fluxurile de bani.

[gn_note color=”#c4fcc8″]Daca angajatii stiu ca orice operatie fac poarta semnatura lor proprie, vor fi mult mai responsabili cu actiunile lor si nu se vor mai putea ascunde in spatele unui coleg substituindu-se identitatii acestuia.

Setati ca parola de acces a fiecarui utilizator SmartCash RMS sa expire dupa maxim 30 de zile si permiteti fiecarui utilizator sa-si schimbe singur parola. Astfel veti limita la minim riscul ca utilizatorii sa foloseasca aplicatiile folosind datele de acces ale unui coleg.

Auditul este asigurat automat in sistemul SmartCash RMS si se bazeaza pe datele utilizatorului curent autentificat in program in momentul efectuarii operatiei respective.

In cazul lanturilor de magazine, permiteti accesul operatorului respectiv exclusiv in magazinul sau magazinele in care are dreptul sa lucreze.

De asemenea nu uitati ca ori de cate ori un angajat pleaca in concediu sau si mai grav, atunci cand paraseste definitiv firma, sa-i dezactivati contul pentru a nu mai putea accesa sistemele din magazine.

In special in cazul angajatilor de care compania nu s-a despartit in termeni amiabili, dezactivarea accesului la sistem va pazeste de razbunari ce pot avea efecte extrem de neplacute asupra activitatii din magazine.

3. Stabiliti profiluri de utilizatori diferentiate pe baza fisei postului fiecarui angajat.

Un utilizator ce se autentifica in oricare dintre aplicatiile SmartCash RMS poate accesa doar functiile pe care i le permiteti prin profilul de acces la care este asociat.

Orice alta functie la care utilizatorul nu trebuie sa aiba acces dispare din interfata, limitand posibilitatile de operare strict la setul permis prin fisa postului.

A lasa un utilizator din comoditate sa acceseze programele cu maximum de drepturi (de exemplu folosind profilul implicit de tip Supervisor) echivaleaza cu a spune angajatilor: „Luati magazinul si faceti ce vreti cu el!”.

4. Obligati personalul din backoffice sa inregistreze absolut toate receptiile de marfa, indiferent de sursa lor de provenienta si nu folositi niciodata operarea cu stoc negativ.

Inregistrarea corecta si completa a intrarilor de marfa este in primul rand o obligatie legala. Nerespectarea acestei obligatii, pe langa aspecte de ordin juridic, va pune in situatia imposibilitatii validarii stocurilor bazate pe documente de intrare-iesire cu realitatea in cazul inventarelor.

In lipsa receptiilor de marfa, programele SmartCash RMS vor incepe sa „lupte” cu dvs. impiedicandu-va sa efectuati in serie mai multe operatii ce depind de descarcarea corecta de gestiune.

Ca sa rezolve aceasta problema, cei mai multi manageri decid sa seteze sistemul de gestiune sa opereze cu stoc negativ!

Este cea mai grava eroare pe care o puteti accepta in conditiile in care va asumati un grad enorm de risc atat legal, cat si operational.

Interziceti operarea pe stoc negativ a sistemului de management al stocurilor din magazine!

Cel mai adesea setarea sistemului de gestiune pe modul de operare cu stoc negativ se datoreaza unor motive invocate de catre proprietarul afacerii cum ar fi:

1. „Angajatii mei nu sunt in stare sa culeaga receptiile la timp si se plang ca e prea mult de lucru”;
2. „Furnizorii nu-mi aduc facturile la timp sau imi livreaza marfa pe aviz, asa ca nu am documente de receptie”;
3. „Nu ma intereseaza nimic din backoffice … atat timp cat vanzarea nu merge, magazinul nu exista”;

Toate cele 3 motive invocate cel mai frecvent (desigur excludem din start marfa de provenienta gri din ecuatie) sunt dovezi ale incapacitatii managerului de a intelege complexitatea sistemului si mai ales importanta ce trebuie acordata intrarilor de marfa ca baza a unui management corect si eficient a propriei afaceri.

Stim ca probabil unii dintre dvs. se vor supara citind aceste randuri, dar haideti sa luam pe rand cele trei motivatii:

„Angajatii mei nu sunt in stare sa culeaga receptiile la timp si se plang ca e prea mult de lucru”;

Daca angajatii nu pot sa culeaga rapid receptiile, managerul de business trebuie sa ia masuri, nimeni altcineva.

Motivele vitezei reduse pot fi pe de o parte datorate personalului (persoane ce nu fac fata sarcinilor si deci trebuiesc inlocuite) si pe de alta parte automatizarii reduse la nivelul statiilor de receptie datorate cel mai adesea taierilor de buget pentru aceste zone de lucru.

Cine este de vina ca un angajat nu este conform cu fisa postului pentru care a fost angajat?

Cine este de vina ca o statie de receptie este folosita pe „manual” fara un cititor de coduri de bare pentru identificarea rapida a 80% dintre articole?

Raspunsul este oricum am lua-o din pacate acelasi: managerul, deoarece nu constientizeaza importanta absoluta a statiilor de receptie intr-un sistem de magazin, aceste statii fiind de fapt baza afacerii lui si de multe ori mai importante decat sistemele POS amplasate la intrare.

Alocarea corecta a resurselor umane si financiare trebuie sa inceapa cu sistemul din backoffice si abia apoi cu cel de pe sala.

Altfel veti ajunge sa constatati pe propria piele efectele zicalei „Unde nu e cap, vai de picioare!”.

„Furnizorii nu-mi aduc facturile la timp sau imi livreaza marfa pe aviz, asa ca nu am documente de receptie”

Un furnizor care nu livreaza marfa pe baza de factura nu respecta legea. Acceptand un astfel de comportament, incurajati la randul dvs nerespectarea legii, acest lucru avand aceeasi incadrare juridica.

Este datoria managerului de magazin sa seteze relatii corecte cu furnizorii sai.

Furnizorii sunt exact asa cum ii cresti. Vreti ordine in receptia de marfa? Selectati-va furnizorii si punti reguli clare la livrare.

Refuzul de marfa este cea mai puternica arma pe care o aveti si o puteti utiliza oricand!

Acelasi lucru se intampla adesea si cu formatul de facturare, care este cateodata atat de alambicat incat este necesar un personal extrem de bine calificat ca sa il descifreze.

Tot rolul managerului este acela de a transmite in cadrul procesului de negociere limite si conditii legate de modul de facturare care sa usureze munca operatorilor proprii din receptie iar nu pe cea a furnizorului de marfa.

„Nu ma intereseaza nimic din backoffice … atat timp cat vanzarea nu merge, magazinul nu exista”

Desi adevarata, presiunea comerciala de a vinde cu orice pret pentru a avea volume mari nu poate sa fie lipsita de restul perspectivei.

De unde veti sti ce aveti de platit la furnizori si la ce termen?

Cum veti putea sti daca v-au ramas bani in buzunar dupa o vanzare de marfa sau de fapt vindeti in pierdere daca nu stiti costul real al marfii?

Iata doar doua intrebari care trebuie sa framante un manager care sub presiune poate lua o decizie gresita.

5. Asigurati-va ca vindeti absolut toate produsele pe bon fiscal.

Monitorizati permanent casierele pentru emiterea tuturor bonurilor fiscale.

Puneti o persoana de incredere sau chiar din afara societatii dvs. (agenti de paza de exemplu) sa valideze orice anulare la casele de marcat. Daca acest lucru nu este posibil datorita personalului redus, verificati regulat rapoartele de anulari din backoffice pentru a descoperi sabloane de operare frecventa a anularilor de bon si a evidentia eventuale abuzuri.

Verificati incrucisat la inchiderea de zi incasarile raportate de casa de marcat (raportul Z) cu cele inregistrate in backoffice, investigand imediat orice diferenta cu casiera responsabila.

Interziceti accesul casierilor la rapoartele intermediare X. In acest mod casierele nu se vor putea verifica peste zi cu numerarul din sertar.

Interziceti casierelor sa opereze altfel decat pe propriul cont de acces la POS.

Imputati diferentele ori de cate ori le constatati pentru a descuraja excesele.

Descurajati neatentia la scanarea produselor omoloage prin implicarea casierelor in reconcilierea zilnica de stoc la sfarsitul turei. O casiera care a stat peste program pentru a corecta erorile de care ea insasi sau colegele de tura sunt vinovate va constientiza importanta identificarii corecte a articolelor la vanzare.

6. Reconciliati zilnic depasirile de stoc la sfarsitul de tura prin compensare

Intr-un magazin alimentar cu trafic ridicat numarul de documente procesate zilnic este foarte mare. De aceea si gradul de eroare la introducere este crescut.

Programele SmartCash RMS reduc nivelul de eroare prin automatizarea ridicata a proceselor de achizite de date. O solutie la indemana este dotarea oricarei statii de receptie cu scaner conectat fizic la statie si scanarea fiecarui reper receptionat la adaugarea pe NIR. Solutia cea mai moderna si mai rapida este utilizarea unui terminal mobil wireless chiar in procesul de descarcare al marfurilor din camion.

La POS sunt de asemenea implementate metode de avertizare si control a scanarii, care daca sunt activate si corect utilizeaza limiteaza riscul de identificare incorecta a marfurilor.

Cu toate acestea, „a gresi este omeneste”, obiectivul sistemului SmartCash RMS fiind doar reducerea gradului de eroare la un nivel minim, gestionabil operational.

Este datoria fiecarei ture ca la finalul de zi, dupa Z si descarcare POS, in cazul in care exista depasiri de stoc la unele articole sa efectueze reconcilierile de stoc imediat, prin consultarea raftului.

La aceasta operatie trebuiesc implicate in mod ideal, chiar si casierele care au fost pe tura, pentru a le responsabiliza si a le face sa inteleaga astfel unde au gresit.

Nu lasati sa se adune mai multe reconcilieri zilnice!

Amanarea da peste cap stocurile, facand imposibila identificarea cauzelor de eroare.

7. Efectuati cel putin saptamanal cate un inventar pe raioanele de mezeluri, branzeturi sau legume-fructe.

Descurajarea disparitiilor nejustificate de marfa din raioanele ce comercializeaza produse alimentare ce se vand vrac, prin cantarire, feliere si ambalare nu se poate efectua decat prin inventarierea la o cadenta cel putin saptamanala a marfurilor.

Inventarul la mezeluri – branzeturi o data pe saptamana trebuie sa fie o regula cunoscuta, planificata saptamanal si indeplinita de catre angajati fara exceptie.

In 7 din 10 cazuri, diferentele de seara la reconcilierea de stoc se datoreaza produselor cantarite.

Acest lucru este justificat desigur de manipularea si identificarea adesea eronata a produselor dupa codul PLU la cantarele cu etichetare.

Cu toate acestea, este o mare diferenta intre pretul pe Kg pentru Parizer sa spunem si pentru Salamul de Sibiu, inversarea lor la vanzare aducand prejudicii mari firmei.

Sistemul SmartCash RMS poate include monitorizarea unui procent de perisabilitate admisa (stabilit de catre managerul de magazin) pentru orice articol vrac. Acesta este normat la volumul de vanzare si reprezinta valoarea marfurilor pentru care diferentele inregistrate sunt admisibile.

Ce depaseste aceasta valoare trebuie imputat vanzatoarelor de pe raionul de mezeluri-lactate. In acest mod acestea vor fi responsabilizate in gestionarea atenta a resturilor sau a capetelor si mai ales in identificarea corecta a produselor cantarite.

8. Efectuati inventare mai dese sau prin sondaj pe game de articole cu risc ridicat.

Inventariati la fiecare 2-3 zile articolele din clase ridicate de risc cum ar fi tigarile, care au o valoare mare comerciala si o marja extrem de mica.

De asemenea cautati sa faceti inventare spontane, inopinate pe game reduse de articole, de fiecare data altele. Efectul acestei abordari este imediat si extrem de puternic, lipsa de predictibilitate actionand ca un puternic factor motivational.

Nu va feriti sa imputati imediat diferentele celor responsabili!

Din nefericire numai teama tine constiinta alerta, iar angajatii care cedeaza acestui sistem si parasesc firma ca urmare a preciziei ridicate care li se solicita, nu sunt o pierdere pentru organizatie ci mai degraba un castig.

9. Completati si listati pe hartie registrul de casa si raportul de gestiune zilnic, impreuna cu toate documentele primare incluse pe acestea.

Raportul de gestiune este „biblia” oricarui gestionar cinstit. El este in acelasi timp „pavaza” acestuia impotriva abuzurilor angajatorului.

Toate documentele afisate cronologic pe raportul de gestiune trebuiesc listate si atasate raportului de gestiune al zilei curente. Includeti absolut toate documentele, fie ele NIR, LDI de modificare de pret proces de transformare sau altceva. Semnati si stampilati fiecare document dupa listare.

Nu permiteti niciodata emiterea de documente SmartCash RMS decat cu ziua curenta. In acest mod veti forta angajatii sa isi faca treaba la zi si nu sa amane operarea de pe o zi pe alta.

Pe registrul de casa se vor introduce zilnic, absolut toate platile sau incasarile efectuate, altfel decat prin sistemele de vanzare POS. Soldul de inchidere de zi trebuie verificat in fiecare zi cu numerarul real existent si abia apoi se poate deschide ziua urmatoare de vanzare.

Arhivati toate documentele listate fizic pe hartie intr-o alta locatie decat in magazin!

Preluati documentele primare si rapoartele de gestiune si de casa din magazine cel putin saptamanal, daca nu si o data la 2-3 zile.

In acest mod va exista totdeauna un martor al operarii din magazin, chiar si in cazul in care sistemul informatic a fost sabotat si datele au fost modificate retroactiv.

Asigurati-va ca angajatii cunosc acest lucru pentru a descuraja eventuale idei ale vreunui „Minitehnicus ” in aceasta directie!

Retineti ca daca se va ajunge la o actiune in instanta pentru furt indreptata impotriva unui angajat prins cu „mata in sac”, singura dovada acceptata din pacate in sistemul nostru judiciar, este documentul original semnat olograf de catre acesta.

Din aceasta perspectiva solicitati angajatilor sa semneze toate documentele emise din backoffice, lipsa semnaturilor trebuind sanctionata.

10. Inchideti luna precedenta, imediat ce ati intrat in luna curenta

Daca ati ajuns pe 1 sau 2 ale lunii curente, inchideti imediat luna precedenta.

Aceasta operatie va calcula fisele de rulaj lunare salvand stocuri intermediare. In acelasi timp insa, operatia va bloca posibilitatea de operare de documente retroactiv, indiferent de locul de operare.

In acest mod izolati gradul de risc la abuzuri din partea vreunui angajat la luna curenta, restul fiind blocat la orice modificare din partea acestuia.

Daca chiar a uitat sa inregistreze sa spunem o chitanta pe registrul de casa, nu-i nici o problema.

Se suna la dvs., managerul de magazin, veniti personal sa-i redeschideti luna si dupa ce culege documentul de fata cu dvs., reinchideti luna pentru finalizarea operatiei observand si listand imediat efectele modificarii pe documentele primare si centralizatoare.

Concluzii

Concluzia cea mai importanta, in legatura cu care suntem siguri ca orice manager serios din retail ne va da dreptate, este sumarizata de o veche zicala populara care suna cam asa: „Paza buna trece primejdia rea.”.

Trebuie sa previi totdeauna un fenomen negativ iar nu sa-l tratezi, cand deja pacientul este „cu un picior in groapa”. Iar platforma SmartCash RMS va pune la dispozitie toate mijloacele sa o faceti.

Respectarea decalogului de mai sus, desi aparent pare ca nu e atat de usor de implementat, va garantam din experienta a sute de magazine ce ne-au trecut prin mana si a zeci de inventare la care am participat, este 100% posibila.

Este nevoie numai de vointa managerului pentru ca el sa fie pus in practica. Nici un subordonat sau angajat in afara lui nu o poate face.

Daca veti implementa insa, acest set simplu de reguli in propriile magazine, atunci veti putea sa respirati linistiti cand plecati in vacanta, fara frica furtului din magazine.