Odata cu aparitia legislatiei privitoare la digitalizarea ANAF, tinand cont de cerintele critice de viteza din retail, compania Magister a luat decizia de a implementa un sistem complet automatizat de integrare cu ANAF, care sa nu afecteze deloc operarea in magazine sau pe lantul de centralizare a datelor.

Rezultatul acestui demers este noua componenta SmartCash ANAF Connector, integrata acum in toate distributiile SmartCash RMS, despre care putem afirma ca revolutioneaza modul clasic de lucru cu ANAF.

Iata pe scurt care sunt avantajele aduse de noul mod de abordare al relatiei cu ANAF pentru utilizatorii platformei SmartCash RMS.

Automatizarea completa a proceselor de raportare

Intr-un sistem de facturare clasica, numarul documentelor emise zilnic si deci raportabila catre sistemul RO eFactura este relativ mic, de ordinul catorva zeci de facturi pe zi.

Pe de alta parte intr-un magazin cu rulaj sau intr-o retea de magazine sau cash&carry-uri numarul facturilor sau avizelor de insotire emise zilnic poate fi si de cateva mii.

In aceste conditii, avand in vedere volumul mare de date, automatizarea completa a proceselor de interactiune cu ANAF este singura solutie fezabila.

Iata pe scurt ce face SmartCash ANAF Connector in mod automat pentru raportarea in sistemul RO eFactura:

• Monitorizeaza toate facturile emise in magazin sau in reteaua de magazine si pe baza unui sistem de filtre, le adauga automat in coada de procesare pentru ANAF doar pe cele de interes;
• Efectueaza generarea „on the fly” a fisierelor XML dupa standardul UBL 2.1 pentru toate facturile de transmis in sistemul eFactura si utilizeaza la generare simultan ambele codificari NC (cod vamal) si CPV (cod SEAP);
• Incarca automat prin API in sistemul eFactura facturile de vanzare cu ridicata;
• Incarca automat prin API in sistemul eFactura facturile de retur (storno);
• Incarca automat prin API in sistemul eFactura facturile anulate;
• Incarca automat prin API in sistemul eFactura facturile la bon fiscal;
• Incarca automat prin API in sistemul eFactura facturile de retur la bon fiscal;
• Monitorizeaza permanent prin API validarea documentelor de catre ANAF;
• Salveaza starile tuturor documentelor intr-un dispecerat de validare si monitorizare ce poate fi consultat de operatori;
• Memoreaza toti indecsii de incarcare si descarcare a documentelor din sistemul eFactura pentru utilizare ulterioara in cadrul proceselor operationale.

Iata pe scurt ce face SmartCash ANAF Connector in mod automat si pentru raportarea in sistemul RO eTransport:

• Monitorizeaza toate avizele de insotire si facturile de vanzare cu ridicata emise in magazin sau in reteaua de magazine si pe baza unui sistem de filtre, le adauga automat in coada de procesare pentru ANAF doar pe cele de interes;
• Efectueaza generarea „on the fly” a fisierelor XML dupa standardul eTransport pentru toate avizele si facturile marcate pentru raportare in momentul generarii;
• Incarca automat prin API in sistemul eTransport documentele de transport (aviz sau factura);
• Utilizeaza la generare simultan ambele codificari NC si CPV;
• Dupa receptionarea validarii salveaza codul UIT pentru a fi folosit ulterior in operational;
• Monitorizeaza permanent prin API validarea documentelor eTransport de catre ANAF;

Cea mai importanta caracteristica, vizibila pentru utilizatori, a interfetei automatizate SmartCash ANAF Connector este dispeceratul de monitorizare a validarii documentelor de catre ANAF.

De ce este atat de importanta monitorizarea automata?

Pentru ca din punct de vedere legal, este datoria contribuabilului sa verifice acest status, documentul fiind considerat raportat doar dupa ce a fost validat cu succes in sistemul ANAF.

In alte sisteme, aceasta latura este complet ignorata, lasand problema validarii in secundar, prin utilizarea uneltelor extrem de putin productive puse la dispozitie de ANAF prin SPV.

Acest mod de lucru insa este insa consumator de timp si resurse, transformand, de la un nivel de raportari in sus, viata unui contabil intr-un iad logistic.

In locul acestei abordari, SmartCash ANAF Connector preia aceasta sarcina si va arata intr-un singur loc, doar documentele la care s-au gasit erori, asigurand astfel o viteza ridicata de depanare si de repunere a documentului in coada pentru retransmitere.

Trebuie sa luati in calcul ca sistemul ANAF este departe de a fi unul robust, la anumite ore ale zilei, validarile putand dura ore sau chiar zile. In acest context, verificarea permanenta in fundal ofera un avantaj extraordinar utilizatorilor nostri, care pot sa isi scoata linisititi din check-list-ul zilnic grija verificarii ca documentele au fost receptionate corect de ANAF.

Moduri de lucru si aspecte comerciale

Pentru solutiile Magister, automatizarea reprezinta regula si nu exceptia ca in cazul altor solutii.

De aceea, am inclus procesarea automata a raportarilor catre ANAF ca un modul standard, disponibil pentru orice versiune SmartCash RMS.

Modulul SmartCash ANAF Connector poate functiona in 3 moduri de lucru:

• Pentru un singur magazin/locatie, in regim magazin individual;
• Pentru o retea de magazine, raportand centralizat documentele pentru toate magazinele conectate, indiferent de firma pe care acestea sunt operate juridic;
• Pentru transmiterea automata si monitorizarea validarii documentelor generate in alte aplicatii (contabilitate, ERP, gestiune, etc).

Pentru integratorii de aplicatii terte, pe langa procesarea transmiterii documentelor in sistemul eFactura, este posibila interogarea prin API-ul propriu SmartCash RMS, printr-o metoda REST JSon a listelor de monitorizare si a starilor de validare a documentelor.

Din punct de vedere comercial, am constatat, atat in Romania cat si in alte tari, in care un astfel de sistem a fost implementat, doua abordari in randul dezvoltatorilor de produse software:

• Taxarea transferului de documente catre ANAF per numar de documente procesate;
• Licentierea separata a aplicatiilor ce transfera automat documente;

Prima varianta este deja cunoscuta companiilor din Romania care interactioneaza cu companiile din FMCG si consta in taxarea la sursa de emitere a documentelor pentru transferul acestora in format EDI catre marii achizitiori.

Este o solutie comerciala scumpa pentru furnizori si care se justifica doar in cazul unor volume mari tranzitate intre acestia si beneficiarii lor.

Avand in vedere specificul clientilor SmartCash RMS, solutia comerciala Magister este cea de licentiere a modulului SmartCash ANAF Connector cu un cost unic, indiferent de numarul de documente ce urmeaza a fi tranzitate catre ANAF.

Acest model se traduce intr-un avantaj competitiv fara egal pentru clientii nostri care nu vor fi impovarati de costuri suplimentare permanente, pentru transferul documentelor catre ANAF.

Din punct de vedere tehnic exista doua tipuri de licente SmartCash ANAF Connector:

• Pentru magazine individuale;
• Pentru centrale de magazine sau pentru integrare cu aplicatii terte.

Pentru detalii legate de pret, puteti consulta departamentul nostru comercial la nr. 031.821.01.50 sau la adresa sales@magister.ro.

Valoare adaugata pentru viitor

Toate dezvoltarile software incluse in platforma software SmartCash RMS sunt realizate cu gandul la viitor.

Astfel fiecare investitie in software pe care o propunem clientilor nostri se reintoarce in buzunarul acestora sub forma de noi functionalitati in viitor.

Acesta este si cazul noului modul SmartCash ANAF Connector, acesta urmand a fi coloana vertebrala a integrarii dintre platforma noastra software si ANAF.

In planul de digitalizare ANAF au fost anuntate multiple proiecte ce urmeaza a fi lansate in anii ce urmeaza.

Din aceasta perspectiva, SmartCash ANAF Connector reprezinta si o investitie pentru viitor, modulul urmand a prelua toate procesele viitoare de integrare ANAF prin sisteme API.

Referinte

• Prezentarea modulului SmartCash ANAF Connector responsabil cu transmitera automata a documentelor catre serviciile ANAf eFactura si eTransport.
• Configurarea si actualizarea datelor din programul SmartCash RMS pentru raportarea fara erori catre serviciile ANAF eFactura si eTransport